10 Persiapan Menyusun Acara Gathering yang Sukses
Gathering bukan hanya sekadar acara berkumpul, tetapi juga kesempatan untuk mempererat hubungan, meningkatkan komunikasi, dan membangun kebersamaan di antara peserta, baik itu karyawan perusahaan, anggota komunitas, maupun kelompok lainnya.
Agar gathering dapat mencapai tujuan yang diinginkan dan memberikan pengalaman yang berkesan bagi semua pihak, persiapan yang tepat sangatlah penting. Dari menentukan tema acara hingga mengatur logistik dan konsumsi, setiap detail harus diperhatikan dengan cermat. Berikut ini adalah langkah-langkah Persiapan acara gathering yang perlu diperhatikan untuk menyusun acara yang sukses dan berkesan.
10 Persiapan acara gathering
Mengadakan acara gathering yang sukses membutuhkan perencanaan yang matang dan koordinasi yang baik. Berikut adalah 10 persiapan penting dalam menyusun acara gathering agar berjalan sukses dan sesuai dengan harapan:
1. Menentukan Tujuan dan Tema Acara
Hal pertama yang harus dilakukana adalah menentukan tujuan utama dari gathering, apakah untuk team building, penghargaan, mempererat hubungan antar anggota atau sebagai salah satu insentif bagi karyawan dan keluarga. Kemudian tentukanlah tema yang sesuai agar acara lebih terarah dan menyenangkan.
2. Menyusun Anggaran Acara
Buat anggaran yang jelas dan rinci untuk seluruh kebutuhan acara mulai dari sewa tempat, konsumsi, dekorasi hingga ke detail terkecil. Pengelolaan anggaran yang baik akan mencegah kekurangan dana, sertakan juga anggaran dana tak terduga.
3. Memilih Lokasi yang Tepat
Buatlah list beberapa rekomendasi lokasi yang tepat, pastikan fasilitas lokasi mendukung tema acara serta jumlah peserta. Cek juga kemudahan akses dan fasilitas utama seperti toilet, parkir dan listrik.
4. Membuat Agenda dan Rangkaian Acara
Susun agenda atau jadwal acara yang terperinci, mulai dari pembukaan, sesi kegiatan, hiburan, hingga penutupan. Pastikan agenda tersebut seimbang antara aktivitas yang serius dan santai agar peserta tetap semangat sepanjang acara.
5. Mengorganisir Tim Panitia
Bentuk tim panitia yang terdiri dari anggota yang memiliki peran dan tanggung jawab masing-masing, seperti koordinator acara, seksi konsumsi, seksi dekorasi, dan seksi transportasi. Pembagian tugas yang jelas akan membantu kelancaran acara.
6. Menyiapkan Aktivitas dan Games yang Interaktif
Rancang beberapa aktivitas dan games yang sesuai denngan tujuan gathering, permainan team building, workshop atau sesi sharing dapat menjadi pilihan yang bagus.
7. Mengelola Logistik dan Perlengkapan Acara
Pastikan seluruh logistik dan perlengkapan acara, seperti sound system, proyektor, kursi, meja, dekorasi, dan perlengkapan game sudah dipersiapkan dan dalam kondisi baik.
8. Menyediakan Konsumsi
Sediakan konsumsi yang sesuai dengan durasi dan waktu acara, bisa berupa makanan berat, kudapan, atau prasmanan. Pertimbangkan juga kebutuhan khusus peserta seperti makanan vegetarian, halal, atau bebas gluten.
9. Mengatur Transportasi dan Akomodasi
Jika acara diadakan di luar kota atau memerlukan transportasi khusus, atur kendaraan untuk peserta dan pastikan semua jadwal perjalanan terkoordinasi dengan baik. Siapkan juga akomodasi yang nyaman jika acara berlangsung lebih dari satu hari.
10. Menyiapkan Rencana Cadangan
Siapkan rencana cadangan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak terduga, seperti cuaca buruk untuk acara outdoor, gangguan teknis, atau pembatalan oleh pihak ketiga. Rencana darurat ini penting untuk menjaga kelancaran acara tanpa kendala berarti.
Potensi Management sebagai EO Gathering
Dengan pengalaman dalam merancang dan mengelola berbagai acara gathering yang kreatif dan penuh keseruan, kami menawarkan paket lengkap yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran Anda. Mulai dari pemilihan lokasi, konsep acara, hingga rangkaian aktivitas yang interaktif dan menyenangkan, semua kami atur dengan profesional. Jadikan momen gathering Anda lebih berkesan bersama kami!
Get In Touch
Hubungi Kami Untuk dapatkan Penawaran :
Call / Whatsapp : 0813 8831 9900 (Vira) / 0812 8897 7785 (Defi)
Email : marketing@goukm.id
Instagram: @corepotensi
Baca Juga : Layanan Profesional, Jasa Event Organizer (EO) Jakarta
