Cara Menyusun Rundown Gathering yang Efektif Sesuai Tujuan Acara

Rundown adalah “tulang punggung” sebuah gathering. Namun, banyak acara terasa melelahkan dan tidak berkesan justru karena rundown yang terlalu padat dan tidak terarah. Menyusun rundown gathering bukan soal mengisi waktu sebanyak mungkin, melainkan mengatur alur acara agar tujuan gathering tercapai secara efektif.

Lalu, bagaimana cara menyusun rundown gathering yang benar?

Kesalahan Umum dalam Menyusun Rundown Gathering

Sebelum menyusun rundown yang ideal, penting untuk memahami kesalahan yang sering terjadi:

1. Terlalu Banyak Aktivitas Tanpa Jeda
Kesalahan paling umum adalah menganggap semakin padat rundown, semakin seru acaranya. Faktanya, peserta justru cepat lelah dan kehilangan fokus.

2. Rundown Tidak Selaras dengan Tujuan Acara
Banyak rundown disusun tanpa mempertimbangkan apakah tujuan acara adalah bonding, refresh, atau team building. Akibatnya, aktivitas terasa acak dan tidak bermakna.

3. Waktu Aktivitas Tidak Realistis
Sering kali waktu yang dialokasikan terlalu singkat atau terlalu panjang, sehingga acara molor dan peserta menjadi tidak nyaman.

4. Mengabaikan Kebutuhan Peserta
Rundown sering lupa memasukkan waktu istirahat, makan, atau sesi santai. Padahal, kenyamanan peserta sangat menentukan kesuksesan acara.

Cara Menyusun Rundown Gathering yang Efektif

Agar rundown gathering benar-benar bekerja sesuai tujuan acara, berikut beberapa tips penting yang bisa diterapkan:

1. Tentukan Tujuan Sejak Awal

Langkah pertama cara menyusun rundown gathering adalah menentukan tujuan utama acara. Apakah fokus pada bonding, refresh, atau team building? Tujuan ini akan menentukan jenis aktivitas dan alur acara.

2. Seimbangkan Aktivitas Fun dan Waktu Istirahat

Rundown yang efektif selalu memiliki keseimbangan antara aktivitas dan jeda. Setelah sesi yang menguras energi, berikan waktu istirahat atau free time agar peserta tetap menikmati acara.

3. Susun Alur Acara Bertahap

Mulai dengan aktivitas ringan untuk pemanasan, lanjutkan ke aktivitas utama, dan akhiri dengan sesi santai atau penutup yang berkesan. Alur yang bertahap membantu menjaga energi peserta.

4. Fleksibel dan Realistis

Sisakan waktu buffer untuk antisipasi keterlambatan atau perubahan kondisi di lapangan. Rundown yang terlalu kaku sering kali menjadi sumber stres saat acara berlangsung.

5. Sesuaikan dengan Karakter Peserta

Kenali profil peserta seperti usia, latar belakang, dan kebiasaan mereka. Rundown gathering untuk karyawan kantor tentu berbeda dengan gathering komunitas atau keluarga.

Rundown Seimbang = Acara Lebih Berkesan

Rundown gathering yang efektif bukan yang paling penuh, tetapi yang paling tepat sasaran. Dengan alur yang seimbang antara fun, interaksi, dan istirahat, peserta akan merasa lebih nyaman, terlibat, dan pulang dengan kesan positif.

Mau contoh rundown gathering yang efektif dan siap digunakan?

Hubungi Kami Untuk dapatkan Penawaran :
Call / Whatsapp : 0813 8831 9900 (Vira) / 0812 8897 7785 (Defi)
Email : marketing@goukm.id
Instagram: @corepotensi